Podmínky výpůjček ze sbírky SGVU

1. Žádost o výpůjčku pro výstavní účely je nutné doručit SGVU výhradně prostřednictvím datové schránky uv4xjhm (ne jinak) nejpozději tři měsíce před plánovaným zahájením výstavy, pro níž je výpůjčka určena. Na žádosti doručené více než dvanáct měsíců před plánovaným zahájením výstavy není brán zřetel.

2. Žádost musí obsahovat: identifikaci vypůjčitele včetně názvu, sídla, IČ / DIČ, jména a funkce osoby oprávněné podepsat smlouvu (v případě, že nejde o statutárního zástupce přiložte pověření příslušné osoby jednat jménem vypůjčitele), e-mail a telefon, informace o výstavním projektu (název, krátký popis obsahu, datum a přesné místo konání), jméno autora / kurátora výstavy.

3. Současně s žádostí o výpůjčku je nutné zaslat popis výstavních prostor (tzv. facility report, lze využít formulář ke stažení na odkaze níže, použije-li vypůjčitel vlastní, musí obsahovat všechny údaje požadované v odkazovaném formuláři). Tento dokument nedodávají vypůjčitelé – správci sbírek, jejichž vlastníkem je Ústecký kraj a vypůjčitelé, správci sbírek – členské instituce Rady galerií ČR.

Facility report – formulář ke stažení (DOCX)

4. Ostatní podmínky výpůjčky (specifikace podmínek transportu, specifikace podmínek výstavní prezentace, specifikace pojištění, zasílání výsledků měření klimatu ve výstavním prostoru, propagace, citace sbírky ad.) stanoví výpůjční smlouva, která je vyhotovena vždy na formuláři SGVU.
5. Výpůjční smlouva je oboustranně podepisována výhradně elektronicky.
6. Oboustranně podepsanou výpůjční smlouvu spolu s příslušnými pojistnými certifikáty je nutné doručit SGVU prostřednictvím datové schránky nejpozději 2 pracovní dny před sjednaným dnem převzetí výpůjčky (v odůvodněných případech výjimečně prostřednictvím e-mailové schránky info@galerie-ltm.cz). Nedodání oboustranně podepsané výpůjční smlouvy či pojistného certifikátu je důvodem k odstoupení od spolupráce a nepředání předmětu výpůjčky.

7. Předmět výpůjčky je k transportu předán pouze zaměstnanci vypůjčitele, výjimečně, v odvodněných případech jiné osobě pověřené plnou mocí vypůjčitele. V obou případech jde o osoby předem schválené SGVU, která si zároveň vyhrazuje právo nevydat sbírkové předměty jiné osobě.
8. V konkrétních případech může SGVU vyslat s předmětem výpůjčky svého kurýra, jehož cestovní náklady hradí vypůjčitel.

9. V případě, že je žadatelem o výpůjčku subjekt, právnická osoba, která nemá ve správě či vlastnictví sbírku výtvarného umění zapsanou v Centrální evidenci sbírek (CES) MK ČR, požaduje SGVU doložení odbornosti vypůjčitele písemným potvrzením dohledu nad průběhem a realizací výpůjčky jinou sbírkovou institucí, správcem či vlastníkem sbírky zapsané v CES nebo restaurátorem s licencí MK ČR dle zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči k restaurování kulturních památek – děl výtvarného umění dle specifikace předmětu výpůjčky nebo historikem umění / kurátorem, který je členem UHS nebo AICA.

10. SGVU může požadovat finanční spoluúčast vypůjčitele na úhradě nákladů souvisejících s přípravou předmětu výpůjčky k vystavení.

11. O poskytnutí digitalizátů sbírkových předmětů spravovaných SGVU do doprovodné publikace k výstavě či k jiným účelům užití souvisejícím s výstavou je nutné žádat zvlášť, nejpozději tři měsíce před realizací výpůjčky. V žádosti o povolení k reprodukci je nutné uvést tyto údaje o publikaci: autor / editor, název, vydavatel, místo a rok vydání, náklad (každé jazykové verze zvlášť), ISBN, a dále, zda je žadatel členem ICOM, AMG nebo Rady galerií, či podrobně specifikovat jiný účel užití digitalizátů související s výstavou. Na žádosti bez specifikace konkrétního účelu užití není brán zřetel.

Podmínky jsou stanoveny Příkazem ředitelky SGVU č. 2026/05 s účinností od 15. října 2026.